纸质文献资源办理固定资产手续工作指引
根据《中山大学科研经费管理细则》（中大财务（2013）2号）第十六条规定，固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上（其中，专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽然未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上，购买总价在10000元以上的大批同类物资，也作为固定资产管理。为规范学校各单位经费及个人科研经费文献资源的采购行为，明确文献资源购置前的申购程序，以及购置后固定资产的办理手续，图书馆拟定指引如下：
一、采购纸质文献资源前，先与图书馆联系馆藏查重，再确认是否购买。
二、采购结算总价在20000元人民币及以上的批量纸质文献，须先向图书馆提交申购函（见附件1），且须进行价格及服务比对，择优选择供应商，并与其签订采购合同，再办理纸质文献资源固定资产手续。图书供应商选择可参考图书馆当年中外文图书采购中标商名单。采购合同须使用经学校审核通过的范本合同。
三、采购结算总价在20000元人民币以下的零星纸质文献，可直接办理纸质文献资源固定资产手续。
四、消耗性纸质文献办理固定资产流程如下：
（1）对于因项目需要购买的复本量较大、价值较低且难以回收的消耗性文献，单位提交文献情况说明及发票和清单的复印件。
（2）图书馆审核出具“关于XX学院(系)购买低值消耗文献申请图书馆办理固定资产的说明”后，直接到所在校区图书馆办理手续。
五、非消耗性纸质文献办理固定资产流程如下：
（1）携带文献实物、发票（原件与复印件）、清单（原件与复印件）到所在校区图书馆办理手续。
（2）图书馆核对发票金额与数量无误后，在发票上加盖“已办理图书固定资产”印章，并出具固定资产办结证明（见附件2）。
（3）发票和清单原件退还，文献实物留下验收、编目和加工。
（4）文献加工完毕后，所在校区图书馆通知联系人到馆办理借阅手续。借阅人应为项目负责人或在岗职工。文献借期为1年，可以按年续借。文献后期的催还等按图书馆相关规章制度执行。
图书馆
附件1：关于申购图书（或缩微资料）的函样式
中山大学XXXX(单位名称)
XXX函〔201X〕XX号
XXX关于申购图书（或缩微资料）的函
图书馆：
正文内容：
申购理由；
经费落实及情况说明；
申购文献清单：列清文献名称、出版社、购置数量及文献价格（含原价和结算价）等信息。
申请人
（签字/单位公章）
年 月 日
图书馆收到ＸＸ单位购买的Ｘ种Ｘ册文献，已办理固定资产手续，并纳入图书馆系统管理。发票明细见下表：
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发票号 |
固定资产办理金额 |
固定资产办理册数 |
发票金额 |
开发票日期 |
收款单位 |
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合计： |
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验收人：
验收条码：
单册状态：18 科研用书（外借）
馆藏地：院系保留—科研用书
出书地点：Ｘ校区图书馆
[发票号][出书Ｘ校][ＸＸ学院自购书][收款单位]
中山大学图书馆资源建设部
年 月 日
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姓名 |
工资号 |
电话 |
邮箱 |
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借书人 |
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联系人 |
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附件4：
关于XX学院(系)购买低值消耗文献
申请图书馆办理固定资产的说明
财务与国资管理处：
根据学校经费管理有关规定，使用学校经费购买图书资料需到图书馆办理固定资产登记手续。
（文献情况介绍，例如：该批教材为教师使用教材，循环使用，损坏性大，且复本量巨大，图书馆很难进行实质的固定资产管理，不适合由图书馆进行固定资产登记管理）
鉴于该批文献为低值消耗文献，故不予进行图书固定资产登记。
特此说明。
中山大学图书馆资源建设部
年 月 日
