中山大学文献资源采购管理办法

第一章　总则

第一条　为规范学校文献资源采购工作，防范采购风险，提高资金使用效益，严格进行国有资产配置管理，维护国家和学校利益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中山大学采购管理办法》《中山大学国有资产管理办法》《中山大学关于公布学校各类采购限额标准的通知》等法律法规及学校相关规定，结合学校工作实际情况，制定本办法。

第二条　凡纳入学校财务核算的文献资源采购行为，均适用于本办法。

第三条  本办法的文献资源是指以文字、图形、符号、声频、视频等方式记录在各种载体上的知识和信息资源。主要包括著作、报纸、期刊、会议录、资料汇编、学位论文、科技报告、技术标准、专利文献、中译本、手稿、参考工具、检索工具、档案、图表、古籍、乐谱、缩微胶卷、缩微平片、录音带、唱片、录相带等。

第四条  文献资源采购工作应严格遵守国家有关政策、法律法规，坚持社会主义办学方向，所有文献资源须通过正规销售渠道或有出版物进口经营许可资质的单位采购，非正式出版文献还须经过专家审读，严格内容把关，防止有问题文献资源进入学校。

第五条  文献资源采购工作实施前必须落实采购经费来源。采购工作的实施应贯彻勤俭办学、节约支出的方针，坚持公开、公正、公平、择优、高效和诚实守信原则，采购价格须合理，购置文献质量须合格。

 

第二章  组织机构及职责

第六条  图书馆是学校文献资源采购的归口管理部门，

主要职责包括：

（一）文献资源采购管理制度、工作流程的制定；

（二）文献资源购置论证的组织；

（三）文献资源（20万元以下）采购的组织；

（四）确认采购文件，拟制采购合同；

（五）文献资源采购合同的备案、审核、监督执行等；

（六）文献资源验收的组织与监督；

（七） 学校文献资源国有资产的归口管理。

第七条  采购单位或采购人的主要职责包括：

（一）提供采购申请、需求说明、调研报告；

（二）提供经费来源说明，经费项目负责人审批证明；

（三）列席采购论证会；

（四）负责合同执行、文献资源验收及履约情况反馈；

（五）配合图书馆开展文献资源国有资产管理及盘点。

 

第三章  采购论证

第八条  文献资源的采购论证，是指对拟采购的文献资源的必要性、可行性、采购数量与配置的合理性、合规性，以及预期使用效益等进行论证的相关工作，是文献资源购置的关键环节，论证形式一般采用为会议论证，特殊情况下可以通讯方式形成论证意见。

第九条  以下情形的文献资源采购须进行论证：

（一）纸质资源一次性采购总价超过20万元的；

（二）数字资源一次性采购总价超过2万元的；

（三）一次性采购总价未达到20万元，但经费主管部门认为需要进行购置论证的。

第十条  文献资源采购工作，应进行充分的调研和评估，合理制定购置计划，落实采购预算、使用场地以及辅助配套设施，确保文献资源购置后尽快投入使用，产生效益。不能落实上述各项配套条件的应暂缓启动购置。论证程序如下：

（一）采购人在学校采购管理信息系统提交采购申请材料；

（二）文献资源使用单位对采购申请进行评估，并由使用单位分管领导、经费主管部门签署意见，发起论证；

（三）图书馆对申请材料进行初审并向采购人反馈初审意见；

（四）初审通过后，图书馆组织专家论证；

（五）论证意见为“不同意购置”的，退回采购申请；论证意见为“同意购置”的，按学校采购管理审批程序提请审批，批准后实施。

第十一条  专家遴选和组成

（一）论证专家组应由3人及以上单数组成，成员不可为采购人及其相关项目组成员，且非采购单位人员应超过专家组人数的1/2，专家组组长应为非采购单位人员。

（二）专家组由能客观、公正、廉洁地履行专家权利、义务和职责，维护学校的合法权益，并对个人的评审意见承担法律责任的专家组成，专家原则上由专家库抽取。

（三）专家应当具备拟购置文献资源相关学科知识背景，一般情况需具有副高以上职称。对专业性较强的项目，职称要求可适当放宽。

第十二条  文献资源采购论证结果是后续采购的依据。在执行后续采购的过程中，如购置计划有重大改变，须按上述程序重新论证。

 

第四章  采购审批与实施

第十三条  一次性采购金额低于2万元的，采购人可自行采购，达到本办法第二十二条规定资产登记管理标准的，须到图书馆办理固定资产登记。

第十四条  一次性采购金额达2万元以上（含2万元），未达20万元的，采购人须通过学校采购管理系统提交采购申请，经图书馆审批后，根据文献资源的实际情况，采用网上竞价、三方比价或单一来源采购等方式，由采购人实施采购。

第十五条  同一财政年度，同一经费项目内同一品类采购金额预计达到20万元的，采购人须通过学校采购管理系统提交采购申请并经图书馆审批同意，由政府采购与招投标管理中心根据有关规定负责组织实施采购。

第十六条  图书馆对纸质文献资源采购的审核材料内容包括但不限于：

（一）纸质文献资源的采购申请；

（二）经费说明及落实情况；

（三）采购需求说明；

（四）采购清单。

第十七条  图书馆对数字资源采购的审核材料内容包括但不限于：

（一）数字资源的采购申请；

（二）经费说明及落实情况；

（三）用户需求书；

（四）数字资源订购协议；

（五）商务谈判记录表。

 

第五章  采购合同签订

第十八条  以下列方式实施的文献资源采购须签订采购合同：

（一）一次性采购经费2万元以上的采购；

（二）需预付款项的采购。

第十九条  采购合同签订原则上应使用学校范本合同，如需使用非范本合同，应履行由图书馆审核、发展规划办公室政策法规处审定的程序。文献资源采购合同的履约，按照学校合同管理相关规定执行。

 

第六章  验收及资产管理

第二十条  未达固定资产登记管理标准或经审核为消耗性的文献资源由用户自行验收。

第二十一条  达到学校固定资产登记管理标准的文献资源原则上由图书馆组织验收。受学校现有条件所限无法经图书馆组织验收的文献资源，文献资源使用单位提出验收方案，报图书馆审批同意后，由文献资源使用单位按拟定的验收方案进行验收，图书馆监督验收。

第二十二条  采购单价1000元以上，或一次性采购价值10000元以上的非消耗性文献资源，须纳入学校文献资源资产管理。

第二十三条  由资产使用单位提供相关说明材料的消耗性文献资源，经图书馆批准后，可以不纳入学校文献资源资产管理。

第二十四条  纳入文献资源资产管理的纸质文献资源，通过学校图书馆自动化管理系统登记，办理相关手续再行使用；数字资源按图书馆的工作流程办理相关手续再行使用。

 

第七章  责任追究

第二十五条  文献资源采购活动接受学校监察、审计、财务等部门的监督，任何单位和个人有权对采购活动中的违法、违纪行为进行检举和投诉。

第二十六条  图书馆对各单位文献资源采购工作进行监督检查。对违反本办法及相关实施细则的行为，图书馆和政府采购与招投标管理中心根据其行为的性质、情节及所造成后果的严重程度，采取以下问责措施：

（一）批评教育；

（二）责令做出书面检查；

（三）在一定范围内通报批评；

（四）暂停采购申请；

（五）法律法规及学校规定的其他处理措施。

以上措施可以单独适用或者合并适用，同时依法责令退还或承担相应的经济损失。

第二十七条  在采购活动中违反本办法并构成违纪的教职员工，学校将根据党纪法规及学校的有关管理规定给予处理；需追究领导责任的，对有关领导人员实施问责；涉嫌违法犯罪的，移送国家有关机关处理。

 

第八章  附则

第二十八条  本办法中的各类限额标准，根据法律法规及学校相关规定相应调整。未尽事宜，按照学校有关规定执行。

第二十九条  本办法自发布之日起施行，由图书馆负责解释。图书馆对本办法的落实执行负有主体责任，如本办法执行不力,追究图书馆及主要负责人相应责任。